Personalvermittlung Physiotherapeuten Köln: 17 Vermittlungen (Praxisgruppe)
Eine ambulante Physiotherapiepraxis-Gruppe im Raum Köln betrieb ursprünglich zwei Praxen und konnte offene Stellen trotz Suche in Deutschland nicht zuverlässig besetzen. Dadurch fehlte Kapazität in der Behandlung und in der Organisation, und die Auslastung beider Standorte war nur schwer planbar. Die Praxisgruppe entschied sich für eine kuratierte Vorauswahl, klare Prozesskoordination und Transparenz für mehrere parallele Besetzungen. Über einen seriellen, standortübergreifend koordinierten Prozess konnten insgesamt 17 Positionen besetzt werden. Die Praxisgruppe ist von 2 auf 5 Praxen gewachsen. Nach aktuellem Stand arbeiten die über DIH ProPhysio vermittelten Fachkräfte weiterhin in der Praxisgruppe; die Integration wurde durch ein strukturiertes Onboarding mit klaren Rollen und Ansprechpartnern begleitet.
- Ausgangslage: 2 Praxen, offene Stellen nicht zuverlässig besetzbar, fehlende Kapazität, schwer planbare Auslastung
- Vorgehen: Kuratierte Vorauswahl, koordinierte Gespräche über mehrere Standorte, Prozessbegleitung, Status-Transparenz, strukturiertes Onboarding, skalierbares Vorgehen
- Ergebnis: 17 Vermittlungen abgeschlossen, Wachstum von 2 auf 5 Praxen, vermittelte Fachkräfte nach aktuellem Stand weiterhin in der Praxisgruppe
Ausgangslage im Raum Köln
Die Praxisgruppe im Raum Köln betrieb zwei Praxen und konnte offene Stellen trotz Suche in Deutschland nicht zuverlässig besetzen. Dadurch fehlte Kapazität in der Behandlung und in der Organisation, und die Auslastung beider Standorte war nur schwer planbar. Ziel war ein serieller, standortübergreifend koordinierter Besetzungsprozess, der Wachstum ermöglicht.
Die Praxisgruppe entschied sich für DIH ProPhysio, um eine kuratierte Vorauswahl, klare Prozesskoordination und Transparenz für mehrere parallele Besetzungen zu erhalten. Ein strukturierter Prozess sollte die Koordination über mehrere Standorte erleichtern und Serienbesetzungen planbar machen.
So lief die Zusammenarbeit ab
Schritt 1: Bedarf klären und Startfenster abstimmen
Im ersten Schritt wurden die Bedarfe für beide Standorte separat geklärt und die offenen Positionen priorisiert. Realistische Startfenster pro Standort wurden gemeinsam festgelegt, um die nachfolgenden Schritte koordiniert und planbar zu gestalten.
Schritt 2: Vorauswahl und Gespräche koordinieren
Passende Physiotherapeuten-Profile wurden kuratiert vorgestellt, Gesprächstermine abgestimmt und Feedbackschleifen organisiert. Die Praxisgruppe konnte sich auf wenige, gut vorbereitete Kandidaten konzentrieren und Entscheidungswege klar strukturieren.
Schritt 3: Prozesskoordination und Statusübersicht
Notwendige Unterlagen wurden zusammengestellt, der Ablauf koordiniert und die einzelnen Schritte neutral abgestimmt, ohne Zusagen zu Zeitrahmen oder Anerkennungsergebnissen. Eine transparente Statusübersicht half, mehrere Besetzungen parallel planbar zu halten und den Überblick über laufende Kandidaten zu behalten.
Schritt 4: Start und Onboarding-Orientierung
Für einen strukturierten Einstieg wurde eine Onboarding-Orientierung mit Startplan, Einarbeitungsstruktur und Erwartungsklärung angeboten. Standortübergreifende Planung der Einsätze ermöglichte schnelle Entlastung beider Teams, während ein skalierbares Vorgehen Serienbesetzungen mit wiederholbaren Schritten und klaren Rollen zuverlässig machte.
Folgende Leistungen wurden erbracht:
- Bedarfsklärung pro Standort und Priorisierung der offenen Positionen
- Kuratierte Vorauswahl passender Physiotherapeuten-Profile
- Koordination der Gespräche inkl. Feedbackschleifen und Entscheidungswegen
- Prozesskoordination der nächsten Schritte (Unterlagen, Ablauf, Abstimmungen) – neutral, ohne Zusagen
- Transparente Statusübersicht, damit mehrere Besetzungen parallel planbar bleiben
- Onboarding-Orientierung: Startplan, Einarbeitungsstruktur, Erwartungsklärung
- Standortübergreifende Planung der Einsätze zur schnellen Entlastung beider Teams
- Skalierbares Vorgehen für Serienbesetzungen (wiederholbare Schritte, klare Rollen)
Stand heute: Zahlen und Expansion
Im Verlauf der Zusammenarbeit konnten insgesamt 17 Positionen besetzt werden. Die Praxisgruppe ist von ursprünglich 2 auf heute 5 Praxen gewachsen. Nach aktuellem Stand arbeiten die über DIH ProPhysio vermittelten Fachkräfte weiterhin in der Praxisgruppe; die Integration wurde durch ein strukturiertes Onboarding mit klaren Rollen und Ansprechpartnern begleitet.
Beispiele aus der Zusammenarbeit
- Ein Kandidat startete zur Entlastung der Terminlage an Standort 1 und übernahm schnell verlässlich feste Behandlungszeiten.
- Eine Kandidatin verstärkte Standort 2 und stabilisierte die Wochenplanung durch planbare Verfügbarkeit.
- Ein weiterer Kandidat wurde für Ausfälle und Spitzenzeiten eingeplant und erhöhte die kurzfristige Flexibilität im Team.
Weitere Beispiele
- Eine Kandidatin unterstützte die Praxisgruppe standortübergreifend und half, Engpässe in der Organisation zu reduzieren.
- Ein Kandidat wurde als langfristige Verstärkung aufgebaut und integrierte sich über ein klares Einarbeitungsschema schnell ins Team.
- Eine Kandidatin ergänzte die Behandlungskapazität so, dass zusätzliche Termine wieder verlässlicher angeboten werden konnten.
Ergebnis und Learnings
Im Verlauf der Zusammenarbeit konnten insgesamt 17 Positionen besetzt werden. Die Praxisgruppe ist von ursprünglich 2 auf heute 5 Praxen gewachsen und konnte Kapazität sowie Planbarkeit deutlich verbessern.
- Serienbesetzungen funktionieren besser, wenn Prioritäten und Startfenster pro Standort früh fixiert werden.
- Kuratierte Profile und klare Feedbackschleifen sparen Zeit und erhöhen die Passung in den Gesprächen.
- Strukturiertes Onboarding (Rollen, Ansprechpartner, Startplan) verbessert die Integration und entlastet die Leitung im Alltag.
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